Kennst du die Situation, dass du für einen langjährigen guten Kunden einen wichtigen Brief oder E-Mail gestalten willst – aber nicht genau weißt, wie? Wenn du zum Beispiel über Neuerungen im Vertrag informieren oder für Upselling werben möchtest. Manchmal versendest du Rechnungen und musst über Preiserhöhungen informieren. Oder du lädst zu einer großen Veranstaltung ein. Doch wie sollte diese Kundenkommunikation optimal für deine Zielgruppe aufbereitet sein? Wie kannst du deine Kunden überzeugen? Und wie schaffst du es, auch dein Unternehmen ins rechte Licht zu rücken? Versetze dich einmal in die Rolle deiner Zielgruppe: Kunden warten meist nicht auf offiziell wirkende Informationen deines Unternehmens. Für viele ist es eine lästige Pflicht, den Brief oder die E-Mail zu öffnen und zu lesen. Und es ist nicht selbstverständlich, dass die Inhalte verstanden werden, überzeugen oder etwas auslösen. Dafür müssen sie gut die Bedürfnisse der Leser berücksichtigen. 

Deine Ziele für die geplante Kundenkommunikation vermutlich: 

•  Aufmerksamkeit erregen und zum Lesen animieren
•  Interesse am Thema und Produkt wecken
•  das Image meines Unternehmens fördern
•  die Kundenbindung stärken
•  und Abschlüsse fördern oder Kündigungen vermeiden

Formuliere und bearbeite am besten zusammen mit deinen Kollegen und Mitarbeitern die Kommunikation und optimiere sie vor dem Launch.

Gemeinsam mit den Kunden die Kommunikation überprüfen

Um diese Ziele zu erreichen, frage doch einfach die Zielgruppe, wie sie deinen Text empfindet. Wir von Dialego helfen dir dabei: Für Kunden aus verschiedenen Branchen führen wir Dokumententests durch. Mit digitalen Erhebungs-Methoden und künstlicher Intelligenz erfahren wir, wie deine Kunden die Briefe, Flyer, Prospekte, E-Mails, Newsletter, Webseiten oder Chatbots wahrnehmen. Am Anfang geht es um die Rezeptionsbereitschaft: Wird das Dokument gelesen? Lässt es sich schnell erfassen? Ist es verständlich? Und im nächsten Schritt schauen wir auf die Überzeugungskraft des Themas. Wenn du deinen Text verfasst, achte deshalb ganz genau auf: 

• die Wirkung von Wörtern, Sprache und Schreibstil
• eine persönliche Ansprache sowie persönliche Ansprechpartner und E-Mail-Adressen vom Kundenservice
• einen roten Faden, bei vielen Inhalten auch mit einer Inhaltsübersicht
• klare Erkennbarkeit relevanter Benefits und weiterer Informationen
• akzeptable Formulierung von schwierigen Inhalten wie Preiserhöhungen

Ein kleiner Tipp: Vermeide Fehler und achte beim Schreiben auf korrekte Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung. Schalte schon beim Erstellen die Online-Rechtschreibprüfung ein und prüfe Wörter auch auf konsistente Schreibweise. Denn einige Leser verzeihen solche kleinen Fehler nicht und lehnen als Folge auch die Inhalte ab. Bei der Prüfung deines Materials geht es natürlich auch um die Gestaltung und den gewählten Kommunikationskanal:

• Ist das Layout ansprechend und übersichtlich? Lässt es sich leicht erfassen?
• Vermitteln Diagramme und Tabellen die Zahlen verständlich?
• Wie wirken die Fotos? Kleiner Hinweis: Oftmals wirken sie etwas werblich, was kaum zu Pflichtkommunikation passt.
• Sind die Icons und Störer gut gewählt?
• Passen Text und Gestaltung zum gewählten Kanal? In offiziellen Briefen wird Anderes erwartet als online im Social Media Post. Jedoch zeigte eine Studie, dass auch in der digitalen Kundenkommunikation der Tonfall nicht zu locker sein sollte.
• Passen die Informationen zur aktuellen Phase der Customer Journey? 

Unsere Dokumententests zeigen die Stärken und Schwächen deiner Kundenkommunikation auf. Wir gehen auf den einzelnen Satz und jedes Designelement ein. Unsere Methode liefert individuelle Verbesserungsvorschläge, so dass du deine Kommunikation bearbeiten und optimal auf deine Kundengruppe, Produkt und Unternehmen und den gewählten Kanal ausrichten kannst.